23 de março

Por que e como trocar planilhas por um software de gestão?

Você já deve ter se questionado sobre a importância de trocar planilhas por software de gestão.

Quem já atua no mercado há bastante tempo certamente se lembra do caos que se instalava na hora de fazer o controle financeiro da sua empresa. Depois, com o surgimento das planilhas de Excel, tudo ficou mais fácil. Agora, chegou o momento de você levar a sua loja de móveis planejados para a era do software de gestão.

Não que as planilhas sejam uma ferramenta ruim. De fato, elas possibilitam um nível de organização muito mais avançado do que a papelada que você utilizava antigamente.

Mas o dinamismo e a competitividade do mercado atual exigem uma gestão muito mais adequada do que o controle manual das receitas e despesas do seu negócio. E para isso é necessário trocar planilhas por software de gestão.

Por que devo abandonar as planilhas por software de gestão?

Por mais eficientes que possam parecer, planilhas eletrônicas nada mais são do que o controle manual transportado para o computador. Embora organizem o seu ambiente de trabalho eliminando a papelada, as planilhas precisam ser alimentadas e geridas diariamente com os dados financeiros da empresa.

Ou seja, mantê-las atualizadas depende da sua intervenção. Com isso, não são raros os casos de planilhas que se perdem no tempo com informações desatualizadas, causando grandes transtornos para o seu negócio. Há, ainda, o risco de perder dados, já que não há um backup confiável.

Além disso, você gasta muito tempo fazendo o preenchimento e a manutenção do arquivo. E, cansado depois de horas à frente do computador, a chance de lançar algum dado equivocado é enorme. Como confiar nessas informações? O caminho é trocar planilhas por software de gestão.

trocar planilhas por software de gestão

O que faz um software de gestão?

Ao analisar os motivos porque trocar planilhas por software de gestão, deve-se entender que o sistema de gestão permite que você tenha um controle mais atualizado e eficaz das finanças da sua empresa. Ele traz mais confiabilidade aos dados e permite melhor embasamento para a tomada de decisão.

Isso porque os dados precisam ser inseridos apenas uma vez e, mesmo assim, existem informações que podem ser preenchidas de forma automática. Além disso, o software se adapta a diversas plataformas, permitindo que você tenha um controle online, por meio do seu tablet ou celular.

Outra vantagem é que o conteúdo é centralizado. Dessa forma, não há risco de haver perda de dados, principalmente se as informações são geridas por mais de um funcionário da sua loja de móveis planejados. Em um único sistema você consegue reunir informações de mais de uma loja, agilizando os processos de gestão.

Além disso, a centralização permite que haja a integração entre os setores financeiro, administrativo, contábil, de vendas e pós-vendas, garantindo mais eficiência na gestão do negócio e agilizando os processos.

O software ainda permite a impressão de relatórios periódicos, para embasar os planejamentos e reuniões realizados na empresa.

Como fazer a transição?

Agora que você já está convencido das vantagens de contar com um software de gestão financeira, é hora de dizer adeus às velhas planilhas de Excel. Para isso você vai precisar coordenar um trabalho de ambientação e gestão da mudança entre a sua equipe. Assim a transição é feita de forma segura e eficaz.

Veja algumas atitudes a serem tomadas:

• realize um backup da planilha, antes de migrar os dados para o software. Assim, você garante que não haverá perdas em caso de dificuldades;

• faça testes com os software para se acostumar com a usabilidade;

• escolha um momento de menor movimento da sua loja de móveis para que a equipe possa focar nesta atividade de migração;

• faça um treinamento prévio com o time.

Principais diferenças entre uma planilha e um software de gestão

trocar planilhas por software de gestão

E aí, já está preparado para migrar para um software de gestão financeira? Se você quiser ficar por dentro de dicas e novidades do setor de móveis planejados, assine a newsletter. Receba nosso conteúdo diretamente no seu e-mail!

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